Logistics số: Từ tự động hóa từng công đoạn đến kết nối toàn chuỗi cung ứng

Doanh nghiệp logistics đang ngày càng sử dụng nhiều nền tảng số như WMS, TMS, ePort, eDO hay hóa đơn điện tử. Tuy nhiên, khi một mắt xích trong chuỗi vẫn vận hành bằng chứng từ giấy hoặc các hệ thống dữ liệu không thể kết nối, quá trình số hóa vẫn chỉ dừng ở từng khâu.

Bài toán lớn hơn của logistics hiện nay là xây dựng một chuỗi cung ứng trong đó dữ liệu có thể lưu chuyển xuyên suốt, được xác thực và đủ độ tin cậy để phục vụ cả vận hành lẫn giải quyết tranh chấp.

Khi một mắt xích chưa số hóa có thể làm đứt mạch cả chuỗi

Chuyển đổi số trong logistics đang bước sang một giai đoạn mới. Nếu trước đây doanh nghiệp tập trung đưa từng hoạt động lên môi trường số, từ quản lý kho, vận tải đến chứng từ, thì yêu cầu hiện nay là kết nối các hệ thống đó thành một dòng dữ liệu thống nhất.

Thực tế tại Hội nghị Quản trị pháp lý doanh nghiệp TP.Hồ Chí Minh 2026 – Lĩnh vực Logistics cho thấy khoảng cách giữa “doanh nghiệp số” và “chuỗi cung ứng số” vẫn còn đáng kể.

Một doanh nghiệp có thể đã triển khai WMS để quản lý kho, TMS để quản lý vận tải, sử dụng ePort, eDO, hóa đơn điện tử hoặc các nền tảng giao dịch trực tuyến. Nhưng nếu dữ liệu giữa những hệ thống này chưa được liên thông, hoặc đối tác trong chuỗi vẫn yêu cầu chứng từ giấy, quy trình cuối cùng vẫn phải quay về mô hình thủ công. Vấn đề này không chỉ làm giảm hiệu quả của đầu tư công nghệ mà còn tạo thêm điểm rủi ro trong quá trình giao nhận, xác nhận và lưu trữ thông tin.

Chiến lược phát triển dịch vụ logistics Việt Nam giai đoạn 2025-2035 cũng đặt chuyển đổi số, khoa học công nghệ và đổi mới sáng tạo vào nhóm giải pháp trọng tâm; mục tiêu đến năm 2035 là 80% doanh nghiệp logistics sử dụng các giải pháp chuyển đổi số.

Điều đó cho thấy yêu cầu số hóa logistics đang chuyển từ câu chuyện “có phần mềm hay chưa” sang câu chuyện “các hệ thống có thể kết nối với nhau đến đâu”.

Vận đơn điện tử và bài toán niềm tin dữ liệu

Một trường hợp được Luật sư Đặng Việt Anh – Luật sư điều hành Công ty Luật TNHH ANHISA, Trọng tài viên VIAC, Hòa giải viên VMC dẫn lại tại hội nghị cho thấy mức độ nghiêm trọng của vấn đề.

Hơn 90 container của các doanh nghiệp Việt Nam xuất khẩu sang Trung Quốc từng bị làm giả bộ vận đơn. Bộ chứng từ giả tinh vi đến mức đại lý hãng tàu tại Trung Quốc không nhận biết được, dẫn đến việc hàng hóa được giao cho người nhận tại Trung Quốc và sau đó phát sinh tranh chấp ở cả Việt Nam và Trung Quốc.

Từ trường hợp này, câu chuyện vận đơn không còn đơn thuần là vấn đề chứng từ. Nó liên quan trực tiếp đến quyền kiểm soát hàng hóa, quyền sở hữu, thanh toán và trách nhiệm pháp lý của nhiều chủ thể trong chuỗi.

Luật sư Đặng Việt Anh cho rằng công nghệ vận đơn điện tử có thể đồng thời giúp giảm nguy cơ giả mạo và rút ngắn thời gian giao dịch:“Chúng ta có hóa đơn điện tử, chúng ta có hải quan điện tử mà nếu cái chứng từ quan trọng nhất trong cái chuỗi này là vận đơn vẫn là cái bản giấy thì nó sẽ làm cản trở quá trình thương mại sau này.”

Điểm đáng chú ý nằm ở chỗ: một chuỗi giao dịch có thể đã được số hóa ở nhiều khâu, nhưng chỉ một chứng từ quan trọng còn tồn tại dưới dạng giấy cũng đủ tạo ra một điểm nghẽn.

Với logistics, đây là vấn đề đặc biệt quan trọng bởi hàng hóa thường xuyên đi qua nhiều chủ thể: chủ hàng, doanh nghiệp logistics, cảng, hãng tàu, ngân hàng, cơ quan quản lý và người nhận hàng. Mỗi bên có thể sử dụng một hệ thống khác nhau, nhưng dữ liệu về cùng một giao dịch phải bảo đảm tính nhất quán.

“Số trong – Giấy ngoài” và giới hạn của số hóa từng phần

Ông Ngô Khắc Lễ – Trọng tài viên VIAC, Hòa giải viên VMC gọi trạng thái phổ biến này bằng một cụm từ khá trực diện: “Số trong – Giấy ngoài”.

Theo ông Lễ thì “doanh nghiệp logistics Việt Nam hiện không hoàn toàn ở trạng thái “paper” cũng chưa đạt “paperless”. Nhiều hoạt động bên trong doanh nghiệp đã được số hóa, nhưng khi giao dịch với các đối tác hoặc các chủ thể khác trong chuỗi, chứng từ giấy vẫn xuất hiện. Nguyên nhân đến từ quy định pháp luật, thông lệ của cơ quan quản lý, tâm lý chưa đủ tin cậy và đặc biệt là việc các đối tác chưa có hệ thống đồng bộ.”

Nhận định này cho thấy rào cản của logistics số không chỉ nằm ở công nghệ.

Một doanh nghiệp có thể đầu tư hệ thống hiện đại, nhưng hiệu quả thực tế sẽ bị giới hạn nếu đối tác chưa có khả năng kết nối hoặc các bên chưa thống nhất về dữ liệu nào là dữ liệu chính thức.

Ông Lễ đặt vấn đề: “Vấn đề không nằm ở việc chuyển đổi số hay chưa mà nằm ở việc các bên có đủ tin cậy để giao dịch qua nền tảng số hay không.”

Đây chính là điểm chuyển từ số hóa sang xây dựng niềm tin số. Khi một thông tin được truyền từ hệ thống của doanh nghiệp sang cảng, từ cảng sang hãng tàu, từ hãng tàu sang đối tác và tiếp tục được sử dụng cho thanh toán hoặc khai báo, mỗi bước đều cần bảo đảm dữ liệu không bị sai lệch hoặc thay đổi ngoài kiểm soát.

Không phải cứ thêm phần mềm là chuỗi cung ứng tự động hóa. Một trong những hạn chế phổ biến của chuyển đổi số là doanh nghiệp có nhiều phần mềm nhưng thiếu một kiến trúc dữ liệu thống nhất.

WMS, TMS, hệ thống kế toán, quản lý khách hàng, ePort hay các nền tảng giao nhận có thể hoạt động tốt ở từng chức năng riêng lẻ. Nhưng nếu dữ liệu phải nhập lại nhiều lần hoặc không thể trao đổi tự động giữa các hệ thống, doanh nghiệp vẫn phải sử dụng con người để làm công việc “nối dữ liệu”.

Khi đó, phần mềm đã được số hóa nhưng quy trình chưa thực sự tự động hóa.

Từ thực tiễn doanh nghiệp logistics Đồng Nai, ông Nguyễn Duy Hưng – Phó Chủ tịch Thường trực Hiệp hội Logistics Đồng Nai, cho rằng mô hình lai có thể là bước chuyển tiếp đối với các doanh nghiệp nhỏ và vừa, nhưng không thể trở thành trạng thái lâu dài.

“Chúng ta sẽ phải xác định là từng bước một và chúng ta sẽ chuyển đổi sang chuyển đổi số toàn phần để tránh rủi ro. Có nghĩa là những hệ thống dữ liệu của doanh nghiệp không được lưu trữ một cách toàn diện. Cái kết nối của doanh nghiệp không được liên thông toàn bộ.” ông Hưng nhận định.

Ở đây, bài toán công nghệ không còn là lựa chọn thêm một phần mềm mà là thiết kế lại kiến trúc dữ liệu và quy trình vận hành.

Doanh nghiệp cần xác định dữ liệu nào được tạo ra ở đâu, hệ thống nào là nguồn dữ liệu gốc, dữ liệu được trao đổi với đối tác bằng phương thức nào và làm thế nào để các hệ thống có thể tương tác mà không phải nhập lại thủ công.

Đây cũng là hướng đang được thúc đẩy trong các chương trình chuyển đổi số logistics. Các kế hoạch phát triển logistics số hiện đặt trọng tâm vào kết nối cảng với hãng tàu, doanh nghiệp xuất nhập khẩu, doanh nghiệp vận tải và cơ quan quản lý; đồng thời hướng tới kho dữ liệu logistics tập trung, dữ liệu thời gian thực và ứng dụng AI để tối ưu vận hành.

Hạ tầng dữ liệu phải đi trước nhu cầu

Ông Nguyễn Duy Hưng đưa ra một hình ảnh đáng chú ý khi ví hạ tầng công nghệ thông tin như một tuyến cao tốc. Theo cách tiếp cận này, doanh nghiệp không thể chỉ xây dựng năng lực công nghệ vừa đủ cho nhu cầu hiện tại. Khi số lượng phương tiện, container, kho hàng, giao dịch và dữ liệu tăng lên, hạ tầng cũng phải có khả năng mở rộng tương ứng.

Đây là yêu cầu đặc biệt quan trọng trong logistics, khi ngày càng nhiều thiết bị và nền tảng tạo ra dữ liệu.

GPS và IoT cung cấp dữ liệu về phương tiện; WMS tạo dữ liệu về kho; TMS quản lý vận tải; ePort và eDO hỗ trợ giao nhận; eBL và hệ thống hải quan điện tử tạo thêm các lớp dữ liệu liên quan đến chứng từ và hàng hóa.

Nếu những nguồn dữ liệu này chỉ tồn tại riêng biệt, giá trị khai thác sẽ bị giới hạn. Ngược lại, khi được kết nối, dữ liệu có thể được sử dụng để dự báo nhu cầu, tối ưu tuyến vận chuyển, quản lý tồn kho, phát hiện bất thường và hỗ trợ ra quyết định.

Định hướng này cũng phù hợp với chiến lược logistics quốc gia khi chuyển đổi số được đặt cùng với phát triển hạ tầng logistics, liên kết vùng và nâng cao năng lực cạnh tranh doanh nghiệp.

Dữ liệu phải có giá trị khi tranh chấp

Một hệ thống logistics số không chỉ cần nhanh mà còn phải đáng tin cậy. Trong một giao dịch, dữ liệu có thể xuất hiện dưới nhiều dạng: email, tin nhắn, nhật ký hệ thống, eDO, eBL và dữ liệu từ các nền tảng vận hành. Khi tranh chấp phát sinh, câu hỏi đặt ra không chỉ là dữ liệu có tồn tại hay không, mà còn là dữ liệu được tạo ra từ đâu, ai xác nhận, thời điểm nào được ghi nhận và dữ liệu có bị thay đổi hay không.

Đây là lý do chuyển đổi chứng từ giấy sang chứng từ điện tử không thể chỉ được giải quyết bằng việc xây dựng một nền tảng công nghệ.

Luật sư Đặng Việt Anh đặc biệt lưu ý đến vai trò của ngân hàng trong quá trình chuyển đổi vận đơn điện tử: “Hiện nay bản thân hầu hết các ngân hàng của Việt Nam vẫn đang loay hoay trong việc làm thế nào để chuyển đổi số, hỗ trợ doanh nghiệp nhanh, chính xác, hiệu quả, an toàn nhưng mà lại cũng không có rủi ro cho phía ngân hàng.”

Với vận đơn truyền thống, việc kiểm tra chứng từ và ký hậu có thể gắn trực tiếp với quá trình chuyển giao quyền sở hữu hàng hóa. Khi chuyển sang môi trường số, cơ chế tương ứng phải bảo đảm đồng thời tốc độ, an toàn và khả năng được các bên công nhận.

Nói cách khác, dữ liệu chỉ thực sự trở thành tài sản của chuỗi cung ứng khi các bên có thể tin cậy và sử dụng nó như một căn cứ giao dịch.

Từ logistics số đến chuỗi cung ứng công nghệ cao

Nhìn rộng hơn, câu chuyện của logistics cho thấy một nguyên tắc có tính phổ quát đối với các chuỗi cung ứng hiện đại: số hóa từng doanh nghiệp chưa đủ để tạo nên một chuỗi cung ứng số.

Điều này đặc biệt có ý nghĩa với những ngành có chuỗi cung ứng phức tạp, yêu cầu cao về truy xuất, kiểm soát chất lượng và bảo mật dữ liệu. Khi các doanh nghiệp, nhà cung cấp, đơn vị vận chuyển, kho bãi và đối tác cùng tham gia một chuỗi, khả năng liên thông dữ liệu trở thành một phần của năng lực cạnh tranh.

Đối với hệ sinh thái công nghệ cao và bán dẫn mà HASAME hướng tới, bài toán này càng đáng lưu ý. Một chuỗi cung ứng công nghệ cao không chỉ cần năng lực sản xuất mà còn cần khả năng quản lý linh kiện, vật tư, thiết bị, tồn kho, vận chuyển và truy xuất thông tin với độ chính xác cao.

Vì vậy, những nền tảng như IoT, WMS, TMS, AI, phân tích dữ liệu và các hệ thống chứng từ điện tử có thể được xem là những lớp công nghệ hỗ trợ cho khả năng kết nối chuỗi. Quan trọng hơn, các lớp công nghệ này phải được xây dựng theo hướng tương tác và mở rộng, thay vì tạo thêm những “ốc đảo dữ liệu” riêng biệt.

Đích đến là tự động hóa dòng dữ liệu

Ba góc nhìn tại hội nghị – niềm tin số của ông Ngô Khắc Lễ, yêu cầu liên thông và mở rộng hạ tầng của ông Nguyễn Duy Hưng, cùng bài toán giá trị pháp lý của dữ liệu được Luật sư Đặng Việt Anh đặt ra – cùng dẫn tới một kết luận: logistics số không thể dừng ở việc đưa giấy tờ lên môi trường điện tử.

Một hệ thống thực sự số phải bảo đảm dữ liệu được tạo lập, truyền nhận, lưu trữ, xác thực và khai thác xuyên suốt. Các nền tảng phải có khả năng tương tác; trách nhiệm của từng bên phải được xác định; đồng thời dữ liệu phải đủ độ tin cậy để có thể kiểm chứng khi xảy ra tranh chấp. Đây là bước chuyển từ tự động hóa từng công đoạn sang tự động hóa dòng dữ liệu.

Mô hình “Số trong – Giấy ngoài” có thể là một giai đoạn chuyển tiếp, nhất là đối với doanh nghiệp nhỏ và vừa. Nhưng nếu muốn nâng năng suất, giảm chi phí và tham gia sâu hơn vào các chuỗi cung ứng khu vực và toàn cầu, đích đến phải là một hệ sinh thái trong đó dữ liệu có thể di chuyển cùng hàng hóa mà không bị đứt gãy ở bất kỳ mắt xích nào.

Với định hướng phát triển logistics hiện nay, chuyển đổi số vì thế không chỉ là câu chuyện đầu tư công nghệ của từng doanh nghiệp. Đó là bài toán kiến trúc lại toàn bộ chuỗi cung ứng trên nền dữ liệu, nơi tự động hóa, khả năng kết nối và niềm tin số trở thành ba điều kiện để tạo ra giá trị mới.